Übersicht
KanBo Erste Schritte
4. Arbeiten mit Karten
KanBo lernen > Erste Schritte mit KanBo > Arbeiten mit Karten
KanBo lernen > Erste Schritte mit KanBo > Arbeiten mit Karten
Arbeiten mit Karten
Diesmal führen wir Sie durch den Prozess der Arbeit mit Karten in KanBo. Sie sind die Bausteine der Plattformhierarchie. Egal, ob Sie neu in KanBo sind oder nur eine Auffrischung brauchen, diese Anleitung wird Ihnen helfen, Karten mit Leichtigkeit zu erstellen und zu verwalten.
Die Schritte im Video werden auch in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Folgen Sie dem Video mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung →
Artikel
Arbeiten mit Karten
In diesem Artikel:
Einführung
Als erstes muss man verstehen, dass Karten die Bausteine des KanBo sind. Sie werden in Spaces erstellt und diese werden in Workspaces erstellt.
Wenn Sie ganz von vorne anfangen, müssen Sie zunächst einen Workspace für Ihr Projekt erstellen. Siehe den Artikel einen Space zum Arbeiten erzeugen.
Wenn Sie den Space erstellt haben oder ihn von Ihren Kollegen vorbereiten ließen, öffnen Sie ihn jetzt. Verwenden Sie den Navigationbereich, um Ihren Space zu finden und zu öffnen. Je nach Situation sehen Sie einen Space mit drei leeren Gruppierungen namens Zu tun, Zu erledigen und Erledigt oder einen mit Karten gefüllten Space.
Beispiel: Unser beispielhafter Space heißt Grüne Woche.
Karten erzeugen
Es ist an der Zeit, eine neue Karte zu erstellen. Wählen wir die erste Gruppierung mit dem Namen Zu erledigen, um die Aufgabe zu platzieren.
Beispiel: Unser Ziel ist es, die Veranstaltung „Urban Picnic“ zu organisieren. Legen wir dies als Kartennamen fest und erstellen wir die Karte.
Um die erstellte Karte einzugeben, klicken Sie einfach auf sie.
Konzentrieren wir uns zunächst auf den grauen Bereich. Dies ist der wichtigste Teil der Karte – ihr Inhalt.
Die linke Spalte zeigt alle Kartendetails; das mittlere leere Feld ist für die Kartenelemente, wie Notizen, Dokumente oder Aufgabenlisten.
Notizen
Eine nützliche Funktion von KanBo ist die Möglichkeit, Notizen zu Ihren Karten hinzuzufügen. Notizen gehören zu den Kartenelementen und sind eine gute Möglichkeit, zusätzlichen Kontext oder Anweisungen für eine Karte zu liefern.
Beispiel: Eine kurze Beschreibung der Veranstaltung für die sozialen Medien.
Sehen Sie, wie Sie Notizen mit Rich-Text-Funktionen personalisieren können. Denken Sie daran, dass Sie sie später bearbeiten können.
Dokumente
Die Benutzer haben die Möglichkeit, Dateien anzuhängen und Dokumente in Karten zu erstellen. Dies macht es einfach, wichtige projektbezogene Dateien zu teilen. Sobald die Datei hinzugefügt wurde, ist sie für alle Benutzer innerhalb des Spaces zugänglich.
Die Benutzer können auch Dokumente direkt von der Karte aus erstellen. Es stehen drei Arten von Dateien zur Auswahl:
- Word,
- Excel,
- PowerPoint
Alle Dokumente, die in KanBo erscheinen, werden auf dem Server Ihres Unternehmens gespeichert. Damit ist sichergestellt, dass Sie immer die aktuellste Version in der Karte haben, weil es die einzige ist.
Beispiel: Wir wollen den Ablauf unserer Veranstaltung planen, um herauszufinden, was wir für die Organisation brauchen. Mit einem bearbeitbaren Word-Dokument können wir unterwegs Korrekturen an der Datei vornehmen.
To-Do-Listen
Mit Hilfe von Aufgabenlisten können die Benutzer komplexe Karten in kleinere, leichter zu bewältigende Aufgaben aufteilen. Eine Aufgabenliste ist eine Sammlung von Aufgaben oder Dingen, an die man sich erinnern muss, zusammen mit Kontrollkästchen, mit denen man sie abhaken kann, wenn sie erledigt sind.
Beispiel: Okay, wir haben einen Veranstaltungsplan. Erstellen wir also eine Liste der Aufgaben, die erledigt werden müssen. Eine To-Do-Liste ist für diese Aufgabe hervorragend geeignet.
Wenn eine der Aufgaben abgeschlossen ist, können Sie das entsprechende Kästchen markieren. Jede abgeschlossene Aufgabe wirkt sich auf die Berechnung des Fortschritts bei der Fertigstellung der Karte aus.
Unterkarten
Wenn Sie mit der Karte arbeiten, werden Sie feststellen, dass sie sehr komplex wird und die darin enthaltenen Aufgaben in einzelne Karten aufgeteilt werden können. Wenn Ihnen eine Aufgabe zu umfangreich erscheint, können Sie daraus eine Unterkarte erstellen, um die Arbeit weiter aufzuteilen.
Beispiel: Konvertieren wir die gesamte Aufgabenliste in die Unterkartengruppe. Jede Aufgabe in der Aufgabenliste ist nun eine neue Einzelkarte.
Erfahren Sie, wie Sie Aufgaben in Unterkarten umwandeln können.
Fälligkeitstermine
Die Festlegung von Terminen für Karten hilft dabei, Aufgaben zu priorisieren und alle Beteiligten auf Kurs zu halten. Es gibt vier Arten von Terminen, aber konzentrieren wir uns auf das Fälligkeitsdatum.
Das Fälligkeitsdatum wird auf der Karte angezeigt und dient als Erinnerung daran, wann die Aufgabe erledigt werden muss.
Beispiel: Fristen helfen definitiv, die Motivation zur Arbeit zu finden. Lassen Sie uns den Termin für den nächsten Monat festlegen.
Kartenstatus
Sobald die Aufgabe gestartet ist, sollte der Status der Karte geändert werden, um ihren Zustand widerzuspiegeln. Diese Statusänderungen können leicht innerhalb der Karte oder in der Spaceansicht vorgenommen werden, indem die Karte in die entsprechende Gruppierungsliste verschoben wird.
Beispiel: In diesem Fall bleibt uns wohl nichts anderes übrig, als mit der Arbeit zu beginnen!
Karten Benutzer
Zusammenarbeit ist der Schlüssel zu jedem Projekt, und KanBo macht es einfach, Benutzer zu Karten hinzuzufügen. Durch die Zuweisung von Benutzern können Sie Aufgaben delegieren und sicherstellen, dass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt.
Beispiel: Verwenden Sie in der Space-Ansicht einfach die Funktion Space-Mitglieder, um Benutzer zuzuweisen.
Für umfangreiche Aufgaben werden möglicherweise mehr Mitarbeiter benötigt. Jeder Karte können mehrere Benutzer zugewiesen werden, aber es sollte immer eine Person für die rechtzeitige Erledigung der Aufgabe verantwortlich sein.
So wird die Karte aussehen, die wir vorbereitet haben.
Folgen Sie dem Video Schritt für Schritt
Space öffnen
Wenn der Space erstellt ist, können Sie ihn öffnen.
- Gehen Sie in der Seitenleiste auf Workspaces & Spaces
. - Öffnen Sie Ihren Space.
Karte erzeugen
Entscheiden Sie, wo Sie Ihre Karte erstellen möchten.
- Wählen Sie die Plus-Schaltfläche innerhalb der gewählten Gruppierung.
- Geben Sie den Namen der Karte ein.
- Wählen Sie Karte erstellen.
Öffnen Sie die Karte
So greifen Sie auf die Karte zu:
- Öffnen Sie die Karte, indem Sie sie anklicken.
Eine Notiz hinzufügen
Um eine Notiz hinzuzufügen:
- Gehen Sie auf der Karte auf + Element hinzufügen und wählen Sie dann Notiz.
- Geben Sie den Namen ein, schreiben Sie eine Notiz und wählen Sie dann Hinzufügen.
Die Notiz wird der Karte hinzugefügt.
Ein Dokument hinzufügen
Um ein Dokument an eine Karte anzuhängen:
- Ziehen Sie die Datei auf die Karte.
So erstellen Sie ein Dokument auf der Karte:
- Gehen Sie auf der Karte auf + Element hinzufügen und wählen Sie dann Dokument.
- Fügen Sie ein neues Dokument hinzu, indem Sie den gewünschten Dateityp (Word, Excel oder PowerPoint) auswählen.
- Geben Sie den Namen des Dokuments ein, und wählen Sie dann Hinzufügen.
Hinzufügen einer Aufgabenliste
Um eine Aufgabenliste hinzuzufügen:
- Gehen Sie auf der Karte auf + Element hinzufügen und wählen Sie dann Aufgabenliste.
- Geben Sie den Namen der Aufgabenliste ein, und wählen Sie dann Hinzufügen.
Eine To-Do-Liste wird erstellt. Jetzt können Sie ihr Elemente hinzufügen.
- Wählen Sie + Element hinzufügen, geben Sie den Namen ein, und wählen Sie dann Hinzufügen.
Wenn einer der Punkte ausgefüllt ist, kreuzen Sie das entsprechende Kästchen an.
Konvertieren Sie die Aufgabenliste in die Gruppe der Unterkarten
Erstellen Sie Unterkarten aus Aufgabenlistenelementen:
- Gehen Sie in der Aufgabenliste auf Mehr (das Menü mit den drei Punkten), wählen Sie In Unterkartengruppe umwandeln und bestätigen Sie Ihre Aktion.
Legen Sie das Fälligkeitsdatum fest
Um ein Fälligkeitsdatum festzulegen:
- Gehen Sie im Abschnitt Kartendetails auf Fälligkeitsdatum.
- Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus, und wählen Sie dann Speichern.
Ändern des Kartenstatus
Um den Kartenstatus zu ändern:
- Wählen Sie im Bereich Kartendetails den neuen Status für die Karte.
OR
- Verschieben Sie die Karte in der Space-Ansicht in die entsprechende Statusgruppierung.
Benutzer zu Karten zuordnen
So weisen Sie den Karten Benutzer zu:
- Öffnen Sie in der Space-Ansicht den Bereich Benutzer.
- Ziehen Sie das Benutzersymbol und verschieben Sie es auf die Karte.
OR
- Gehen Sie im Abschnitt Kartendetails zum Platzhalter Benutzer und wählen Sie dann einen Benutzer aus.
Der Benutzer, der im größeren Feld links steht, ist für die rechtzeitige Erledigung der Aufgabe verantwortlich.
Folgen Sie dem Video Schritt für Schritt
Space öffnen
Wenn der Bereich erstellt ist, können Sie ihn öffnen.
- Gehen Sie in der Seitenleiste auf Workspaces & Spaces .
- Öffnen Sie Ihren Space.
Karte erzeugen
Entscheiden Sie, wo Sie Ihre Karte erstellen möchten.
- Wählen Sie die Plus-Schaltfläche innerhalb der gewählten Gruppierung.
- Geben Sie den Namen der Karte ein.
- Wählen Sie Karte erstellen.
Öffnen Sie die Karte
So greifen Sie auf die Karte zu:
- Öffnen Sie die Karte, indem Sie sie anklicken.
Eine Notiz hinzufügen
Um eine Notiz hinzuzufügen:
- Gehen Sie auf der Karte auf + Element hinzufügen und wählen Sie dann Notiz.
- Geben Sie den Namen ein, schreiben Sie eine Notiz und wählen Sie dann Hinzufügen.
Die Notiz wird der Karte hinzugefügt.
Ein Dokument hinzufügen
Um ein Dokument an eine Karte anzuhängen:
- Ziehen Sie die Datei auf die Karte.
- Gehen Sie auf der Karte auf + Element hinzufügen und wählen Sie dann Dokument.
- Fügen Sie ein neues Dokument hinzu, indem Sie den gewünschten Dateityp (Word, Excel oder PowerPoint) auswählen.
- Geben Sie den Namen des Dokuments ein, und wählen Sie dann Hinzufügen.
Hinzufügen einer Aufgabenliste
Um eine Aufgabenliste hinzuzufügen:
- Gehen Sie auf der Karte auf + Element hinzufügen und wählen Sie dann Aufgabenliste.
- Geben Sie den Namen der Aufgabenliste ein, und wählen Sie dann Hinzufügen.
Eine To-Do-Liste wird erstellt. Jetzt können Sie ihr Elemente hinzufügen.
- Wählen Sie + Element hinzufügen, geben Sie den Namen ein, und wählen Sie dann Hinzufügen.
Wenn einer der Punkte ausgefüllt ist, kreuzen Sie das entsprechende Kästchen an.
Konvertieren Sie die Aufgabenliste in die Gruppe der Unterkarten
Erstellen von Unterkarten aus To-Do-Listenelementen:
- Gehen Sie in der Aufgabenliste auf Mehr (das Menü mit den drei Punkten), wählen Sie In Unterkartengruppe umwandeln und bestätigen Sie Ihre Aktion.
Legen Sie das Fälligkeitsdatum fest
Um ein Fälligkeitsdatum festzulegen:
- Gehen Sie im Abschnitt Kartendetails auf Fälligkeitsdatum.
- Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus, und wählen Sie dann Speichern.
Ändern des Kartenstatus
Um den Kartenstatus zu ändern:
- Wählen Sie im Bereich Kartendetails den neuen Status für die Karte.
OR
- Verschieben Sie die Karte in der Space-Ansicht in die entsprechende Statusgruppierung.
Benutzer zu Karten zuordnen
So weisen Sie den Karten Benutzer zu:
- Öffnen Sie in der Space-Ansicht den Bereich Benutzer.
- Ziehen Sie das Benutzersymbol und verschieben Sie es auf die Karte.
OR
- Gehen Sie im Abschnitt Kartendetails zum Platzhalter Benutzer und wählen Sie dann einen Benutzer aus.
